Giriş ve Genel Bakış

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı hakkında hukuki delil sağlayan bir elektronik posta sistemidir. İşletmenizin önemli yazışmalarını daha güvenilir ve izlenebilir bir zeminde yürütmesine yardımcı olur.

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Hizmeti

Önemli yazışmalarınızda güveni kayıt altına alın

İşletmeniz için önemli bir belgeyi gönderdiniz. Peki, gönderiminizi ve teslim zamanını gerektiğinde nasıl göstereceksiniz?

Tedarikçilerinizle, iş ortaklarınızla veya kamu kurumlarıyla yaptığınız yazışmalarda yalnızca mesajın içeriği değil, iletişim sürecinin kayıtları da önemlidir. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı hakkında hukuki delil sağlayan bir elektronik posta sistemidir. İşletmenizin önemli yazışmalarını daha güvenilir ve izlenebilir bir zeminde yürütmesine yardımcı olur.

appKOBİ KEP Hizmeti hakkında bilgi alarak işletmenizin kullanım ihtiyacına uygun seçenekleri değerlendirin. Günlük işlerinize odaklanırken önemli yazışmalarınız için de sağlam bir kayıt düzeni oluşturun.

Kayıtlı Elektronik Posta nedir, nasıl çalışır?

KEP sistemi, elektronik imza ve zaman damgası gibi teknolojilerden yararlanarak iletişim sürecine ilişkin deliller üretir. Gönderilen iletinin ve eklerinin bütünlüğünün korunması, gönderim ve teslim bilgilerinin kayıt altına alınması bu sistemin temel işlevleri arasındadır.

Bu sayede önemli bir yazışmayı değerlendirirken yalnızca “gönderdim” ifadesine dayanmak yerine, sistemin oluşturduğu kayıtları kullanabilirsiniz.

İşletmeniz için asıl değer, ihtiyaç duyduğunuz anda başvurabileceğiniz bir iletişim kaydına sahip olmaktır.

KEP hesabının sağlanması ve sistemin işletilmesi, BTK tarafından yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları tarafından gerçekleştirilir.

KEP hizmeti işletmenize ne kazandırır?

Gönderim ve teslim sürecini görünür kılar

KEP; göndericinin kimliği, iletinin alıcıya ulaşması, ulaşma zamanı ve okunma durumu hakkında delil hizmetleri sunar. Böylece önemli yazışmalarınızın durumunu kayıtlar üzerinden değerlendirebilirsiniz.

Bir belgenin hangi tarihte iletildiğinin önem taşıdığı işlerde, bu kayıtlar iletişim sürecini daha açık hâle getirir.

Belge bütünlüğünü destekler

İletinin içeriğinin ve eklerinin gönderim sırasında değişmediğine ilişkin deliller, yazışmanın hangi belge üzerinden yürütüldüğünü ortaya koymaya yardımcı olur. Elektronik imza ve zaman damgası, bu güvenilir kayıt yapısının temel unsurlarıdır.

Fiziksel evrak işlerini azaltmaya yardımcı olur

KEP üzerinden yürütülebilen işlemlerde baskı, posta ve fiziksel evrak takibi ihtiyacı azalabilir. Bu da yazışmaların niteliğine ve yoğunluğuna bağlı olarak zaman ve işlem maliyetlerinden tasarruf sağlayabilir.

İşletmenizde her gün tekrar eden küçük işlemler zamanla ciddi bir iş yüküne dönüşür. Yazışmalarınızı dijital ortamda düzenlemek, bu yükü azaltmak için somut bir adımdır.

KEP hangi işlemlerde kullanılır?

Kayıtlı Elektronik Posta; kurumlar ve kişiler arasında belge gönderimi, başvurular, dilekçeler, sözleşmeler ve ticari yazışmalar gibi birçok alanda kullanılabilir. Kullanımda ilgili işlemin mevzuatına ve muhatabın kabul ettiği yönteme dikkat edilmelidir.

Özellikle tacirler arasında temerrüt, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarların elektronik ortamda iletilmesinde KEP’in Türk Ticaret Kanunu kapsamında yeri bulunmaktadır.

Tedarikçi ilişkileri, bayilik süreçleri veya kurumsal başvurular yürüten bir işletme için önemli soru şudur: Hangi yazışmalarınızın gönderim ve teslim kaydını saklamak istiyorsunuz?

Bu ihtiyacı belirlemek, uygun KEP kullanımını planlamanın ilk adımıdır.

Kimler için uygun bir çözümdür?

KEP hizmeti; önemli belgeler gönderen, kurumsal muhataplarla çalışan ve yazışmalarını kayıtlı bir sistem üzerinden yürütmek isteyen işletmeler için değerlendirilebilir.

Restoranlar, kafeler, gıda işletmeleri, e-ticaret firmaları, tedarikçiler ve bayilik ağı bulunan şirketler açısından ihtiyaç, faaliyetlerin ve yazışmaların niteliğine göre değişir.

İşletmenizin büyüklüğünden önce, gönderdiğiniz belgenin işiniz açısından taşıdığı önem gelir. Tek bir kritik yazışmanın düzenli kaydı bile süreçlerinizi daha kontrollü yönetmenize yardımcı olabilir.

KEP başvurusu öncesinde neler değerlendirilmelidir?

KEP hizmeti seçerken yalnızca hesap ücretine bakmak yeterli değildir. Kullanım amacınızı, gönderim ihtiyacınızı ve sunulan paketin kapsamını birlikte değerlendirin.

Başvuru öncesinde şu konuları netleştirin:

• Hesabın gerçek kişi veya tüzel kişi adına açılması.

• Yalnızca ileti alma ya da ileti gönderme ihtiyacı.

• Tahmini gönderim yoğunluğu.

• Paket kapsamı, depolama alanı ve ek ücretler.

• Elektronik imza ihtiyacı.

• Başvuru belgeleri ve işlem yetkilileri.

Başvuru belgeleri hesap türüne göre farklılaşır. Kimlik ve gerektiğinde şirketi temsil veya hesapta işlem yapma yetkisine ilişkin belgeler istenir; kesin liste ilgili hizmet sağlayıcısının başvuru koşullarına göre kontrol edilmelidir.

KEP hakkında sık sorulan sorular

KEP kullanmak için e-imza gerekli mi?

KEP üzerinden ileti göndermek için elektronik imza gerekir. Hesabı yalnızca ileti almak amacıyla kullananlar için elektronik imza zorunlu değildir.

KEP ile UETS aynı hizmet mi?

Hayır. KEP, kayıtlı elektronik yazışma sistemidir. UETS ise tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin elektronik tebligatlarını ilettiği sistemdir. KEP hesabı, UETS hesabının yerine geçmez.

KEP bütün işletmeler için zorunlu mu?

Bütün işletmeler için tek bir genel zorunluluktan söz edilemez. İlgili kurumların uygulamaları ve işlem özelindeki düzenlemeler KEP adresi gerektirebilir. Gereklilik, işletmenizin yaptığı işlem üzerinden değerlendirilmelidir.

KEP hizmetinin fiyatı nasıl belirlenir?

Hizmet sağlayıcısının tarifesi ve seçilen kullanım kapsamı fiyatı etkiler. Hesap ücretiyle birlikte gönderim, depolama ve varsa ek hizmet bedelleri de değerlendirilmelidir.

KEP her işlemi kendiliğinden hukuken geçerli hâle getirir mi?

KEP, iletişim sürecine ilişkin delil sağlar. Yapılacak işlemin kendisine ait şekil ve usul şartları ayrıca değerlendirilmelidir. Sistemde oluşturulan kayıtlar ve KEP delilleri, ilgili yönetmelikte belirtilen hukuki niteliğe sahiptir.

İşiniz büyürken yazışmalarınız da sağlam bir düzene kavuşsun

Önemli belgeleriniz için kayıtlı bir iletişim düzeni oluşturmak, işletmenizi daha kontrollü yönetmenin parçasıdır.

appKOBİ KEP Hizmeti için bilgi ve teklif alın; kullanım amacınızı, ihtiyaç duyduğunuz kapsamı ve başvuru koşullarını netleştirerek ilerleyin.